SISTEMA DE SOPORTE PARA LA TOMA DE DECISIONES EN GRUPO
Son aquellos sistemas que apoyan a la toma de decisiones de una empresa, la cual trae consigo una gran diversidad de herramientas para dar soporte a las mismas. A parte, establece comunicaciones entre los miembros importantes.
El GDSS se puede definir de la siguiente manera:
Características
Los sistemas de soporte a la toma de decisiones, deben reunir un conjunto de características para considerarse como tal. Las principales características que deben incluir son:
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Componentes
Los componentes de que consta son: hardware, software, recursos humanos y procedimientos. Al unir los componentes de un GDSS es posible realizar juntas cuya temática estará relacionada con el proceso de la toma de decisiones.
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HARDWARE: Para trabajar con un GDSS es necesario contar con los requerimientos mínimos de hardware para este tipo de sistemas:
Un dispositivo de entrada/salida, mediante el cual sea posible darle datos de entrada y producir una salida.
Un procesador, para realizar los procesos necesarios y generar resultados útiles a los tomadores de decisiones.
Una línea de comunicación entre el dispositivo de entrada/salida y el procesador, para permitir la comunicación interactiva entre los miembros del grupo.
Una pantalla o monitores individuales, para ver las aportaciones que hace cada miembro del grupo o para analizar resultados. GDSS más sofisticados pueden tener terminales o computadoras personales para cada persona, varios procesadores centrales, equipos de comunicación a larga distancia y pantallas grandes.
SOFTWARE: Se requiere del software adecuado para realizar el proceso de toma de decisiones en grupo. Los componentes del software de un GDSS son:
Una base de datos que cuente con información relacionada con la decisión que debe tomarse y que permita la consulta y búsqueda de temas específicos.
Una base de modelos, de la cual se puedan elegir diferentes alternativas para tomar una decisión.
Programas de aplicaciones específicos para que el grupo los use como procesadores de palabras, graficadores, hojas de cálculo o paquetes estadísticos.
Una interfase flexible y fácil de usar, que permita al ejecutivo interactuar de la manera adecuada con el sistema sin requerir de mucha asesoría o capacitación. Un GDSS puede no tener base de datos, sin embargo, los más sofisticados si incluyen base de datos y bases de modelos, lenguajes sofisticados de programación e interfases con software administrativo como hojas de calculo, graficadores y paquetes estadísticos. Debe de tener capacidad para correo electrónico, conferencias por computadora y de audio y videoconferencias.
RECURSOS HUMANOS:
Este componente incluye a las personas que participan en el proceso de toma de decisiones, a un operador del GDSS y a un facilitador, quien se encarga del control de desarrollo de la junta. El operador del GDSS es la persona que conoce el paquete, sabe cómo funciona y cómo operarlo. Es el responsable de la operación del equipo y del paquete de software. El facilitador, por su parte, conoce el potencial del paquete que se está utilizando y mantiene una posición neutral respecto al grupo.
PROCEDIMIENTOS:
Son los que facilitan el uso efectivo y la operación de la tecnología de los sistemas por su parte de los miembros del grupo. Pueden referirse al uso del hardware y software y pueden incluir reglas para el manejo de la discusión verbal entre los miembros del grupo o para el flujo de los eventos durante una junta.
CARACTERISTICAS:
Los sistemas de soporte a la toma de decisiones, deben reunir un conjunto de características para considerarse como tal. Las principales características que deben incluir son:
Los GDSS son sistemas diseñados especialmente para apoyar las decisiones en grupo, no están formados por elementos de sistemas ya existentes.
La meta de un GDSS es apoyar a los tomadores de decisiones en su trabajo.
Un GDSS es fácil de aprender y de usar.
Un GDSS puede ser específico o general.
Un GDSS contiene mecanismos para evitar el desarrollo de conductas negativas en el grupo.
Un GDSS debe motivar a todos los miembros del grupo a participar de manera activa. Estas características dan un panorama de la aplicación de este tipo de sistemas. Un GDSS puede utlizarse por grupos de personas que están en una misma localidad y que desean tomar decisiones acerca de un problema especifico. Un GDSS apoya la realización de las actividades básicas necesarias de un grupo que toma decisiones: obtener, compartir y usar información. El uso de la información se refiere a aplicar la tecnología del software para llegar a tomar decisiones.
VENTAJAS Y DESVENTAJAS DE GDSS:
Las principales ventajas que se derivan del uso de esta tecnología son:
Motiva a los miembros del grupo a trabajar juntos.
Da la misma oportunidad de participación a todos los miembros del grupo.
Cuando en una junta es necesario que estén presentes muchas personas se optimiza el uso de información que aporta cada miembro del grupo.
Proporciona un mecanismo para enfocar al grupo en problemas clave y descartar conductas que perjudican el desarrollo de la junta de toma de decisiones.
Apoya al desarrollo de una memoria organizacional de una junta a otra.
Mejora la calidad de la toma de decisiones.
Incrementa la creatividad en la toma de decisiones. También tiene algunas desventajas, las principales son:
Falta de costumbre al utilizar un sistema para soportar el proceso de toma de decisiones respecto a la forma tradicional de realizarlo.
Resistencia al cambio por parte de los administradores.
La responsabilidad al tomar una decisión, puede diluirse.
RELACIÓN ENTRE DSS, EIS Y GDSS:
Estos tres tipos de sistemas están relacionados entre sí por un objetivo común: apoyar el proceso de toma de decisiones, aunque cada uno de ellos tenga sus propias características.
Para pasar de un DSS a un GDSS es necesario introducir lo siguiente:
Capacidad de comunicación. Un GDSS requiere capacidades de comunicación y de desplegado de información.
Mejorar la base de modelos para permitir el consenso (votaciones, rangos, etc.)
Mejorar las instalaciones físicas
Incrementar la preparación del sistema antes de su uso. La relación que tienen los GDSS con los EIS, es que los EIS presentan información útil para que el ejecutivo tome decisiones y si esa información puede visualizarse en una junta en donde se utilice un GDSS.
DISEÑO DE SALAS:
La forma en que se diseñe una sola para el uso de un GDSS puede variar dependiendo de la duración de la sesión de toma de decisiones y del grado de proximidad física de los miembros del grupo. Las alternativas más utilizadas según DeSanctis y Gallupe son:
Cuarto de decisión: cuarto que cuenta con instalaciones especiales para facilitar la toma de decisiones en grupo.
Red local de decisión:se utiliza cuando es necesario que cada miembro del grupo trabaje en su propia oficina al momento de celebrar una junta
Teleconferencias: son útiles cuando los miembros del grupo están geográficamente distantes, pero deben reunirse para tomar una decisión
Toma de decisiones remota: se utiliza cuando existe un grupo fijo de personas que deben reunirse regularmente para tomar una decisión.
PAQUETES DE APOYO:
Entre los paquetes que se usan para apoyar la toma de decisiones en grupo están los siguientes:
PLEXSYS: conjunto de herramientas desarrolladas para facilitar la adquisición del conocimiento implementadas en el Laboratorio de Planeación y Decisión de la Universidad de Arizona.
Colab: salón de juntas experimental diseñado en Xerox en el Centro de Investigaciones de Palo Alto.
Shell GDSS: desarrollado en la universidad de Minnesota.
DECAID: (Decision Aids for Groups), diseñado por Gallupe, DeSanctis y Dickson.
LADN: (Local Area Decision Network)
SMU: (Southern Methodist University), proyecto de una sala de decisiones
APL: modelo de planeación usado por Xerox para las operaciones financieras.
DELAWARE: prototipo de asistencia interactiva por computadora para comunicaciones y pronósticos, desarrollado en APL.
GROUPWARE:
Es una tecnología nueva que está ligada a las necesidades de los grupos de trabajo en los negocios y consiste del software computacional diseñado específicamente para apoyar le trabajo en grupo. La tecnología del groupware tiene numerosas ventajas, ya que permite enlazar departamentos, personas en diferentes lugares físicos o compañías completas, de manera que se mejora la eficiencia y la velocidad de los proyectos en equipo. Groupware tiene en la actualidad un gran impacto en las compañías que desean moverse a la organización del futuro, en las cuales las personas deciden qué es lo que necesitan hacer y forman los equipos para hacerlo. Quienes proponen Groupware creen que será llamado democratización de los datos debido a que el conocimiento fluye a donde es necesario permitiendo así que los integrantes de un equipo puedan continuar su trabajo sin tener que moverse de su oficina o de su localidad. Hará cambiar el concepto de una oficina, pues permite trabajar en equipo frente a una computadora y de manera eficiente.
APLICACIONES:
Las aplicaciones de los GDSS cubren un amplio rango, como ejemplo de ellas tenemos los siguientes:
Establecimiento de la misión de la empresa: cuando se esta creando una empresa es necesario definir la misión que se quiere cumplir en el mercado y en este proceso puede usarse un GDSS para generar ideas útiles y tomar la mejor decisión.
Formulación de estrategias: así como se establece la misión, es necesario formular las estrategias que ayudarán a que la misión se cumpla y en este proceso se puedan utilizar GDSS.
Evaluación de administradores: ayuda a que las evaluaciones sean objetivas y se realicen en un tiempo adecuado.
Planeación de Sistemas de Información: cuando se requiere introducir nueva tecnología de sistemas de información es necesario modificar el plan de sistemas o planear para la introducción de la nueva tecnología.
Soporte de negociaciones: por ejemplo cuando dos o más grupos hablan diferente idioma o tienen diferente cultura, puede usarse un GDSS que apoye el intercambio de ideas entre ellos, lo cual favorece el proceso de negociación.
Apoyar las decisiones visuales: como la selección de un empaque para un nuevo producto, el diseño de un comercial publicitario y la ubicación de una maquinaria, entre otras.
Apoyar los trabajos que involucran diseño y revisión de control de calidad: por ejemplo, el diseño de un producto, el control de calidad de calidad del proceso de producción del nuevo producto.
Apoyar a la decisión en particular: tal como realizar una alianza estratégica con una compañía que opera en los Estados Unidos.
CASOS DE APLICACIÓN:
ADMINISTRACIÓN DE SISTEMAS DE INFORMACIÓN:
Un grupo de administradores se reunieron con el objetivo de identificar las áreas problemáticas y de oportunidad en la administración de sistemas de información y las implicaciones de administrar esa área. Para cumplir con este objetivo utilizaron un GDSS: el GroupSystem. Que fue instalado por primera vez en 1985, en la Universidad de Arizona. Actualmente se utiliza en muchas organizaciones públicas y privadas debido a que ayuda a que las juntas sean más eficientes y productivas. Las principales características que ofrece este sistema son:
Anonimato: los participantes aportan sus ideas y comentarios en forma anónima, ninguno puede conocer la fuente de una entrada al sistema.
Procesamiento simultáneo: los participantes pueden dar ideas al mismo tiempo. El proceso de teclear las ideas acelera lo que puede alcanzarse al realizar una junta.
Memoria organizacional: todas las entradas que generan los miembros de la junta se registran en forma automática y están disponibles para imprimirlas al final de la junta. La estructura básica que se maneja es la siguiente:
Lluvia electrónica de ideas (Electronic Brainstorming). Se utiliza para generar ideas no estructuradas a partir de una pregunta, estimula la creatividad y trata de reducir las ideas repetidas.
Categorizador (Categorizer). Se usa para dar estructura organizada a los comentarios generados en otra herramienta, teniendo como resultado grupos de actividades y/o categorías de los comentarios.
Votación (Vote). Permite utilizar diferentes métodos de votación, como una escala o respuestas de si/no.
Comentarios de temas (Topic Commenter). Es una herramienta para generar ideas más estructuradas que la lluvia electrónica.
Diccionario de Grupo (Group Dictionary). Define los términos o frases que utiliza el grupo.
Evaluación de alternativas (Alternative Evaluation). Califica una lista de alternativas respecto a una lista de criterios.
Formación de políticas (Policy Formation). Cuenta con un editor de textos en donde se establece la misión y las políticas a través de un proceso iterativo y de consenso del grupo.
Organización de ideas (Idea Organization). Permite clasificar las ideas, que cada participante estructure las ideas en categorias y que el facilitador elimine duplicados.
Temario grupal (Group Outliner). Permite a los participantes comentar sobre diferentes temas predefinidos y crear una jerarquía detallada de subtemas referente a cada uno de éstos.
Cuestionario (Questionnaire). Permite crear un formato de cuestionario para ser contestado por el grupo.
Identificación de “Stakeholders” (Stakeholder Identification). Identificación de las personas, instituciones u organizaciones que afectan o están involucradas en el desarrollo de un plan.
Escritura grupal (Group Writer). Es un procesador de texto que permite al grupo al mismo tiempo escribir y editar secciones de un mismo documento.
Matriz grupal (Group Matrix). Permite a los participantes establecer relaciones entre dos conjuntos de elementos en formato de matriz o de tabla.
TENDENCIAS FUTURAS:
Los GDSS son una tecnología que está emergiendo. En el futuro la tecnología actual con la cual se están llevando a cabo las juntas de toma de decisiones deberá mejorar, ser más amigable para los usuarios ejecutivos y más transparente en su uso. En este proceso de cambio ayudarán los sistemas basados en el reconocimiento de voz y signos escritos. En el futuro mediante el uso del video y la conferencia por computadora, será posible invitar a un experto a una junta, pedirle su consejo y dejarlo ir sin que tenga que moverse de su lugar de trabajo. En un futuro muy próximo, los administradores modernos tendrán que utilizar esta tecnología para apoyar el proceso de toma de decisiones en la organización, debido a las ventajas que pueden obtenerse de ella.
